Pengertian Administrasi, Ciri-ciri, Fungsi, Tujuan, Ruang Lingkup dan Peranan Administrasi

Loading...

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, administrasi memiliki beberapa arti (1) usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasni; (2) usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; (3) kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; (4) kegiatan kantor dan tata usaha; (5) pemerintah atau lembaga pemerintah.  Secara umum, administrasi diartikan sebagai bentuk kegiatan pembukuan, seperti  catat-mencatat, ketik-mengetik, dan surat-menyurat.

Selain pengertian yang telah diuraikan di atas, para ahli juga turut andil dalam memberikan pengertian administrasi, berikut merupakan beberapa di antaranya:

  • Arthur Greger: Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
  • Soedjadi: Administrasi adalah kegiatan prosedur usaha kantor, meliputi catatan, mengetik, menggandakan, dan sejenisnya).
  • George Terry: Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantoran, serta pengarah untuk melakukan pekerjaan sesuai tujuan.
  • E Dimock dan G.O Dimock: Administrasi negara adalah bagian dari administrasi publik yang memiliki bidang lebih luas dan merupakan studi tentang bagaimana lembaga-lembaga (dimulai dari tingkat keluarga hingga tingkat negara) disusun, digerakkan, dan dikendalikan.
  • The Liang Gie: Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kemitraan untuk mencapai tujuan tertentu.

Selain pengertian administrasi dari para ahli yang disebutkan di atas, masih banyak para ahli lain yang mencoba untuk mendefinisikan administrasi.

Loading...

Ciri-ciri Administrasi

Berikut merupakan ciri-ciri dari kegiatan administras:

  • Adanya kerja sama dari sekelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih
  • Adanya aktivitas proses dan/atau usaha
  • Terdapat bimbingan, pengawasan, dan kepemimpinan
  • Memiliki tujuan

Fungsi Administrasi

Nah, setelah tahu pengertian dan ciri-ciri administrasi, ada baiknya Anda juga perlu tahu apa sih fungsi dari kegiatan administrasi itu? Berikut merupakan beberapa di antara fungsi administrasi.

  1. Planning atau Perencanaan
    Fungsi pertama administrasi ialah mengelola perencanaan. Hal ini meliputi pengumpulan data, pengolahan data, serta penyusunan perencanaan.
  2. Organizing atau Pengorganisasian
    Fungsi kedua  dari administrasi ialah pengorganisasian. Fungsi ini meliputi penyusunan dan pembentukan hubungan-hubungan kerja  antar orang agar adanya sinkronisasi usaha dalam mewujudkan suatu tujuan.
  3. Staffing atau Pengadaan Tenaga Kerja
    Fungsi ketiga dari administrasi adalah Staffing atau Pengadaan Tenaga Kerja. Fungsi ini meliputi manajemen perekrutan tenaga kerja, pengembangan potensi karyawan baru hingga karyawan tersebut mampu bekerja secara optimal.
  4. Directing atau Pengarahan/Bimbingan
    Fungsi selanjutnya dari administrasi adalah Durecting atau pengarahan dan/atau bimbingan. Fungsi ini berarti memanaj pembimbingan dan pengarahan yang meliputi pemberian arahan, kritik, saran, serta perintah yang berkaitan dengan tugas utama yang harus dikerjakan.
  5. Coordinating atau Pengorganisasian
    Fungsi ini meliputi pengarahan serta pengorganisasian kerja sama antar karyawan agar pekerjaan bisa selaras dengan tujuan yang diinginkan.
  6. Reporting atau Pelaporan
    Fungsi selanjutnya dari administrasi adalah pelaporan atau Reporting. Fungsi ini meliputi pelaporan terkait hasil dari berbagai kegiatan serta perkembangan kinerja baik dalam bentuk lisan maupun tulisan. Tujuannya agar para karyawan mendapatkan gambaran terkait pekerjaan yang baik yang sudah terlaksana maupun yang harus dilaksanakan ke depannya.
  7. Budgeting atau Penganggaran
    Fungsi terakhir dari administrasi adalah budgeting atau penerapan anggaran. Fungsi ini meliputi perencanaan keuangan dalam beberapa waktu ke depan pada instansi terkait.

Setelah mengetahui fungsi-fungsinya, baru tersadar kan bahwa administrasi itu sangat penting?

Ruang Lingkup Administrasi

Ruang Lingkup tugas administrasi dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud, yaitu:

  • Menghimpun
    Kegiatan-kegiatan ini tentu berkaitan dengan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
  • Mencatat
    Kegiatan ini tentu mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis, keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan
  • Mengelola
    Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan ini  tentu bermaksud untuk menyajikan dalam bentuk yang berguna.
  • Mengirim
    Yaitu kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
  • Menyimpan
    Hal ini berkaitan dengan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Ruang lingkup di atas termasuk keterangan atau informasi. Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutam melalui pembacaan atau pengamatan. Dewasa ini, informasi dapat berupa surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam (record), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif. Pada bagian umumnya, administrasi itu sendiri memiliki ruang lingkup tugas administrasi seperti:

  • Mengagendakan surat masuk dan surat keluar.
  • Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
  • Mengentri data surat masuk dan surat keluar kedalam komputer
  • Memfilekan surat masuk dan surat keluar.
  • Mencatat dan mengetik surat-surat ke buku agenda surat masuk dan keluar.
  • Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar.

Jenis-jenis Administrasi

Dilihat dari banyaknya fungsi administrasi yang telah disebutkan di atas, maka sebenarnya administrasi itu tidaklah hanya mencakup satu jenis saja. Terdapat beberapa jenis administrasi, berikut merupakan beberapa di antara:

  1. Administrasi keuangan
    Aministrasi keuangan bertujuan untuk mempermudah transaksi uang masuk-keluar, memperlancar proses transaksi, serta melakukan pembukuan sebagai bukti dari transaksi tersebut.
  2. Administrasi pembangunan
    Administrasi pembangunan bertujuan untuk merealisasikan pertumbuhan dan pengembangan yang sudah direncanakan dalam pengendalian usaha yang dilakukan oleh pemerintah.
  3. Administrasi negara
    Tujuan dari administrasi negara ini sebenarnya tergantung pada tujuan dari negara itu sendiri. Namun, secara umum tujuan administrasi negara ialah untuk mensejahterakan, memberikan dan mempertahankan keamanan, serta  mewujudkan kehidupan rakyat yang lebih baik.
  4. Administrasi publik
    Administrasi publik meliputi tiga hal, yakni lembaga legislatif, lembaga eksekutif, dan lembaga yudikatif. Oleh karena itu, administrasi publik selalu berkaitan dengan  birokrasi peraturan dan kebijakan negara.
  5. Administrasi kependudukan
    Seperti yang tertera pada lama resmi dukcapil, tujuan administrasi kependudukan adalah untuk menertibkan database kependudukan, menertibkan penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK), dan yang terakhir adalah untuk menertibkan dokumen kependudukan, seperti Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan akta pencatatan sipil.
  6. Administrasi lingkungan
    Administrasi lingkungan bertujuan untuk mewujudkan wawasan lingkungan tanpa harus mengesampingkan kualitas makhluk hidup di dalam lingkungan tersebut.
  7. Administrasi pendidikan
    Administrasi pendidikan bertujuan untuk mencapai proses dan hasil pendidikan yang optimal.

Tujuan Administrasi

Di dalam administrasi, tentu terdapat tujuan yang dapat berupa seperti Tujuan Jangka Panjang. Di dalam tujuan jangka panjang ini terdapat beberapa ciri-ciri yang diterapkan antara lain:

  • Bersifat Idealistik
  • Bentuknya relatif abstrak
  • Kualifikasinya ialah tidak terbatas

Sesungguhnya tujuan jangka panjang tidak ditentukan oleh para anggota organisasi yang bergabung kemudian, melainkan oleh para pelopor atau pendiri organisasi yang bersangkutan.

Peranan Administrasi

Pada hakikatnya perkembangan berbagai cabang ilmu pengetahuan terjadi sebagai tanggapan terhadap dinamika manusia. Pemahaman yang tepat tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi dan membenarkan pendapat tersebut. Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya.

Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.

Nah, informasi yang dapat kami share terkait pengertian administrasi dan seluk beluknya. Dari yang sudah diuraikan di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa administrasi  adalah hal yang teramat penting dalam suatu instansi, organisasi, perusahaan dan sejenisnya.

Loading...

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *